MAIL DIPENDENTE: IL DATORE DI LAVORO PUO’ LEGGERLA?
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Mail dipendente: può, il datore di lavoro, leggerla? Questa, relativa alla possibilità, in capo al datore di lavoro, di apprendere i contenuti della mail aziendale utilizzata (magari in maniera inappropriata) da parte del dipendente, è una domanda molto diffusa. Cerchiamo di fare chiarezza: lo Statuto dei Lavoratori, Art. 4 comma 2) prevede che si possano installare gli strumenti di controllo, con i quali il datore di lavoro potrebbe monitorare l’attività del dipendente, solo previo accordo con i sindacati aziendali, o con la commissione interna o con l’Ispettorato del Lavoro.
Europol Investigazioni, agenzia investigativa specializzata in indagini aziendali, vi spiega nel dettaglio se la mail dipendente può essere letta dal datore di lavoro. Articolo in collaborazione con Lo Studio Legale Avvocato Bertaggia di Ferrara.
Secondo la giurisprudenza, in ambiti di accesso mail aziendale dipendente, l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori si applica però solo a strumenti esterni allo svolgimento della prestazione lavorativa (ad esempio i sistemi di videosorveglianza), mentre la posta elettronica e la connessione Internet sono esclusi dall’ambito di applicazione della norma, in quanto strumenti necessari per l’adempimento, da parte del dipendente, della prestazione lavorativa.
Pertanto è lecito per il datore di lavoro controllare la posta elettronica aziendale, anche se in uso ai dipendenti, considerato il fatto che tanto la mail quanto internet sono strumenti di proprietà del datore, seppur a disposizione dei dipendenti. Restano in ogni caso fermi i diritti di riservatezza ed i principi di inviolabilità delle comunicazioni e l’attività di controllo da parte del datore di lavoro deve avere come unico scopo l’accertamento di condotte illecite del dipendente. Regole email aziendali. Utlizzo mail aziendale per lavoro.
In tal senso si è espressa un’Ordinanza del Tribunale di Milano ( G.I.P. presso il Tribunale di Milano 10 maggio 2002, Sezione Penale) chiarendo che l’indirizzo di posta elettronica aziendale in uso al lavoratore viene assegnato “personalmente” al dipendente per l’esercizio delle proprie mansioni lavorative, senza però necessariamente essere a suo esclusivo uso, essendo per l’appunto “aziendale” e strumento di lavoro.
Secondo l’ordinanza del Tribunale di Milano, pertanto, non può configurarsi un diritto del lavoratore ad accedere in via esclusiva né al computer aziendale né all’e-mail aziendale; il lavoratore che utilizza la casella di posta elettronica aziendale si espone al rischio che anche altri lavoratori della medesima azienda possano lecitamente entrare nella sua casella di posta elettronica e detto rischio è consequenziale alle doverose ed imprescindibili conoscenze informatiche del lavoratore stesso che, proprio perché utilizzatore dello strumento informatico, non può ignorare tale evidente implicazione.
MAIL DIPENDENTE E DATORE DI LAVORO: LA CASSAZIONE
La sentenza della Cassazione 3 aprile 2002 n. 4746 pone i controlli, diretti ad accertare le condotte illecite dei dipendenti, al di fuori dell’ambito di applicazione dell’Art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Una pronuncia del Tribunale di Torino (sentenza del 20 giugno 2006 Tribunale di Torino — Sezione distaccata di Chivasso, 20 giugno 2006 – 15 settembre 2006, n. 143, in Dir. internet, 2007, 275 ss. con nota di M. Violante, E-mail aziendale? Solo per lavoro) ha ribadito che se il datore di lavoro legge la posta elettronica del dipendente non si configura un controllo sulle attività del lavoratore, atteso che la mail aziendale è un mezzo di comunicazione messo a disposizione del lavoratore al solo fine di consentirgli lo svolgimento della propria attività lavorativa.
In particolare, l’accesso alla posta elettronica è possibile, nonchè legittimo, utilizzando una password la cui conoscenza sia stata in precedenza legittimamente acquisita dal soggetto preposto alla custodia delle parole chiave, pertanto un superiore gerarchico.
L’archiviazione della password consente, in caso di necessità urgenti ed in assenza del lavoratore, l’accesso al suo computer e ai suoi contenuti, per esigenze esclusivamente aziendali.
Il datore di lavoro, però, è chiamato dal Garante per la Privacy ad adottare ogni misura possibile per prevenire il rischio di utilizzi impropri, così da limitare i controlli sui dipendenti. Tali misure possono anche essere valutate da uno Studio Legale, per controllarne l’efficacia.
In estrema sintesi, quindi, i controlli effettuati dal datore di lavoro sulla posta elettronica aziendale, anche se utilizzata dai dipendenti, sono leciti in considerazione del fatto che la mail ed internet sono strumenti di proprietà del datore di lavoro, messi a disposizione dei dipendenti per lo svolgimento delle loro prestazioni lavorative. L’eventuale attività di controllo, indirizzata all’accertamento di condotte illecite del dipendente, però non è esente da limitazioni legate al diritto di riservatezza ed al principio di inviolabilità delle comunicazioni.
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Autore. Europol Investigazioni SRL – Titolo –Mail dipendente: il datore di lavoro può leggerla?-, in www.europolinvestigazioni.com
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Articolo aggiornato al 27/02/21
